Em um mercado onde a eficiência é norteadora de todas as empresas, um bom sistema de Força de Vendas se torna ainda mais essencial. Mas, se você segue os conteúdos da Clic, você já deve saber que apostar na tecnologia é o melhor caminho para conseguir esse resultado.
Isso porque através de um software robusto, como o clicVenda, sua empresa garante que a equipe comercial tenha a agilidade, gestão e controle das vendas de maneira mais prática e integrada. E isso não é nenhuma mágica, apenas o resultado de boas tecnologias aplicadas para melhorar o dia a dia das organizações.
Mas, nós sabemos que cada indústria é única. Por este motivo, é importante que um sistema de Força de Vendas consiga atender suas particularidades e regras de negócio. Portanto, separamos aqui 13 configurações que um bom software deve permitir ao seu negócio para resultados precisos e, claro, eficientes! Vamos lá?
Por que olhar para as regras de negócio?
Sem dúvidas você já ouviu falar sobre as estratégias omnichannel, certo? O ponto é que, com o aumento das possibilidades através das vendas online, os negócios, hoje, podem ampliar seu leque de vendas, contando com diversos canais. E, quando as organizações escolhem explorar essas possibilidades, é importante centralizá-las e geri-las.
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Mas, o que isso tem a ver? Nós te explicamos. Como cada empresa é única em seus processos e conta com suas particularidades nas vendas, apostar no mercado digital também é assim. Por isso, um bom software de força de vendas precisa fazer o meio de campo entre o seu negócio e as plataformas onde irá vender.
Dessa forma, atender às regras de negócio é crucial para garantir que as atividades de vendas estejam alinhadas com a estratégia geral da empresa e do canal. Para que, assim, seja possível parametrizar a atuação e aumentar a eficiência, assegurar conformidade regulatória e gerar dados para facilitar a tomada de decisões.
Quais configurações são importantes?
Como já citamos, cada negócio é único. Logo, as possibilidades de parametrizar e configurar são vastas. Porém, algumas são mais importantes e nós acreditamos que são essenciais para garantir um bom funcionamento da ferramenta e dos resultados. Pensando nisso, separamos algumas das mais fundamentais e vamos explicar um pouco sobre como elas acontecem no clicVenda.
Cadastro de usuário e hierarquia
O cadastro é um campo básico que permite o acesso do usuário à plataforma. Mas, ainda que seja uma configuração inicial, conhecer sobre as possibilidades dentro dela é importante para estar alinhado com os objetivos da sua empresa.
Na parte de cadastro, é importante falar sobre as hierarquias de acesso dos usuários. Essa confirmação garante que os usuários tenham permissões diferentes na plataforma, o que é feito nas definições do ERP. Com o clicVenda estes acessos podem ser:
- Matriz
- Gerente
- Supervisor
- Representante
- Vendedor
Assim, essa diferenciação na hierarquia permite que um vendedor interno e um representante dividam o mesmo cliente, ou que um gerente tenha acesso apenas às informações da sua equipe de representantes.
Sistema de semáforo
Para uma tecnologia ser útil no dia a dia dos profissionais, nós acreditamos que ela precisa ser intuitiva. Por isso, o sistema de semáforo existe para apresentar a jornada do pedido dentro da ferramenta e facilitar a leitura. Ou seja, ela deve ser clara o bastante para que o usuário consiga olhar e rapidamente identificar o status da venda. Esse sistema também reflete as movimentações dentro do ERP.
No clic o sistema de semáforo é separado por cores, que representam:
- Cinza – pedido ainda está em edição, não foi finalizado;
- Vermelho – pedido cancelado no sistema;
- Amarelo – pedido finalizado no Clic, mas não integrado ao ERP;
- Roxo – pedido finalizado pelo vendedor e aguardando aprovação do gestor;
- Verde – pedido integrado ao ERP;
- Azul – pedido faturado pelo ERP, já é possível buscar segunda via de boleto e nota fiscal pelo Clic.
Colunas
Assim como a configuração anterior, as colunas do painel de gestão dos pedidos servem para melhorar a usabilidade e organização dos usuários no dia a dia. Isso garante a visibilidade de informações importantes conforme as preferências da empresa. No padrão do clicVenda é possível selecionar colunas de status do pedido, sistema de semáforo, razão social ou nome fantasia do cliente, e opções de visualizar pedido, imprimir PDF, duplicar a solicitação, imprimir o boleto e a segunda via de NFe.
Além disso, algumas opções são provenientes do ERP, como:
- Número pedido gravado no ERP;
- Tipo, que corresponde à natureza de operação do pedido
- Data conforme a criação, seja do pedido ou do orçamento
- Usuário, que aponta o vendedor que responsável pelo pedido
- Situação, onde é possível trazer a situação do pedido dentro do ERP, como por exemplo, aberto, fechado, faturado parcial, faturado total, suspenso/bloqueado ou cancelado.
A organização das colunas é feita conforme a preferência do cliente e também é possível criar outros campos para as colunas, desde que exista um campo compatível no ERP.
Pedidos
Este campo é um dos mais importantes para o objetivo e bom funcionamento de um sistema de Força de Vendas. No clicVenda, todas as ações realizadas em nossa plataforma de gestão de canais de vendas são sincronizadas e integradas com o ERP utilizado pelo cliente.
Ou seja, quando falamos de pedidos, nossa ferramenta segue os mesmos requisitos mínimos para a criação de um pedido direto no ERP. Esses itens são:
- Tipo de venda
- Cliente
- Tabela de preço
- Endereço.
Durante o processo de implantação, o cliente que escolheu a Clic é questionado sobre quais outros campos são importantes para a empresa para a criação de um pedido. O que vai garantir a política comercial e as necessidades da empresa.
Clientes Clic ainda contam com funcionalidades importantes para os pedidos. Por exemplo, caso o cliente tenha venda por múltiplos, como caixas, fardos ou cento, o sistema irá respeitar a quantidade de preço do ERP. Porém, se o preço estiver em unidade, mas o cliente apenas vende em dúzias, nossa plataforma realiza de forma automática a multiplicação do valor.
Tabela de preços
E falando em vendas, é impossível não falar sobre a tabela de preços, uma configuração essencial e natural de qualquer ERP. Porém, com o clicVenda é possível realizar a parametrização de diferentes maneiras.
- É possível ter uma tabela de preços para um cliente;
- É possível ter diversas tabelas de preços para um cliente;
- É possível ter uma tabela de preços para diversos clientes.
Caso a indústria queira vincular múltiplas tabelas a um cliente no ERP, é possível que o Clic respeite essa configuração. Por exemplo, uma tabela de preços para cada linha de produto. Ou seja, é possível emitir em um único pedido para um cliente, incluindo produtos ligados a diversas tabelas de preço. Além disso, a tabela de preços pode ser por região, por cliente ou por representante.
Política Comercial
Como já comentamos, a política comercial de cada cliente é fundamental para nortear as vendas que acontecem dentro do sistema de Força de Vendas. Para tanto, com a Clic, é preciso saber se o cliente tem valor mínimo e valor máximo de item cadastrado na política de preço no ERP.
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Essa informação ajuda a compreender sobre as limitações e bloqueios que possam acontecer com os pedidos de forma automática dentro do ERP. Apesar disso, se essas limitações não estiverem definidas na tabela de preço, é possível parametrizar o clicVenda para que o sistema respeite:
- Que o pedido tenha um valor mínimo de venda
- Que o pedido seja bloqueado por valor mínimo de boleto
- Que o pedido seja bloqueado por percentual de desconto por item
- Que o pedido seja bloqueado por valor do pedido (menor do que ou maior do que)
- Que o pedido seja bloqueado por percentual de desconto somado
Com o clicVenda existem ainda alguns campos da venda que podem ser alterados pelo representante como preço original da tabela, quantidade de venda e percentual de desconto ou acréscimo caso seja uma política utilizada pela indústria.
Desconto e Desconto Flex
Parametrizar as alçadas de descontos e descontos flex também é importante para garantir a capacitação do usuário durante a utilização da plataforma. Com essa configuração sua empresa consegue definir itens como a possibilidade, ou não, dos usuários alterarem ou adicionarem descontos ou acrescimentos nos itens vendidos.
Outra particularidade do clicVenda é a aplicação do desconto. Quando esse campo fica no início ou no final do pedido, ele é um desconto que será dado sob o valor total do pedido. Porém, quando ele está na mesma linha do item, o desconto é aplicado apenas no produto em questão.
Além disso, a funcionalidade do desconto flex calcula o desconto ou o acréscimo do pedido, alimenta o campo de desconto dentro do pedido, e depois dentro do cadastro do representante no ERP.
O valor da verba flex pode ser calculado por pedido, por cliente ou por representante. Caso o flex seja controlado dentro do ERP com rotinas de validade, é possível consultá-las e trazê-las para dentro do clicVenda. Ou seja, por exemplo, quando a verba flex perde a validade no final do mês.
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Outro campo importante é a tela de pedidos que mostra se o pedido está sendo lucrativo ou se está dando prejuízo. Ela sempre irá mostrar a soma do valor do desconto, não o percentual de desconto somado.
As configurações conseguem parametrizar ainda as informações como o desconto ou acréscimo acontecer por condição de pagamento, por exemplo, se o pagamento for à vista, é possível cadastrar dentro da condição de pagamento um determinado percentual.
Impostos
Um diferencial importante do clicVenda é a consulta online de impostos. No momento da inclusão dos itens, o Clic busca o cálculo de impostos no ERP para mostrar o valor real e final do pedido. E, ainda, é possível vincular o tipo de venda ao representante. Por exemplo, permitir que o tipo de venda “zona franca” esteja liberado para quem atua nesta área.
Produtos populares
Uma configuração importante e diferenciada do clicVenda é a seleção de produtos populares. Nossa plataforma realiza de forma automatizada uma seleção no histórico dos pedidos do cliente. Dessa forma, através das informações das notas fiscais, a ferramenta verifica quais os itens que têm mais compra, construindo um ranking do maior para o menor.
Aqui é possível verificar a quantidade total de vendas e uma média do valor pago em todas as compras. É possível mostrar até 15 itens na lista de produtos populares.
Pendências em pedidos
Para uma gestão eficiente de vendas, acompanhar o status de cada pedido é importante e, claro, uma das funcionalidades do clicVenda. A pendência em pedidos acontece toda vez que um pedido entra no ERP, mas não é faturado totalmente. Isso pode acontecer por diversas situações e demonstra para o usuário o andamento do pedido para que correções possam ser realizadas o quanto antes.
Pendências financeiras
Aliás, por falar em acompanhamento, a visibilidade das pendências financeiras também é importante. Nessa configuração, o clicVenda apresenta todos os títulos que estão com a situação diferente de liquidado no ERP, com o limite de listagem de 15 títulos.
A partir dessa listagem, é possível imprimir a segunda via do boleto para enviar para o cliente. Dependendo da política da indústria, é possível criar diferentes cenários, onde:
- O representante não consiga finalizar o pedido caso existam pendências financeiras;
- O representante finalize o pedido, mas que ele fique destacado como pendente no Clic
- Ou que ele seja finalizado e enviado ao ERP, apesar da pendência financeira
Aprovação de pedidos
Toda empresa tem uma política comercial que dita o valor que pode ser dado de desconto. Acima disso, é necessário aprovação do superior. No clicVendas essa rotina acontece dentro da própria ferramenta, que é sinalizada através de uma bolinha roxa do sistema de semáforo.
É possível ainda que o usuário insira uma justificativa para os casos que fogem à política comercial. Nestes casos o gestor recebe esse pedido para analisar, reprovar e enviar de volta para o representante, ou aprovar e permitir que ele entre no ERP
A rotina de aprovação pode ser disparada em casos como:
- Por pedido mínimo;
- Por valor de boleto mínimo;
- Por desconto, como, por exemplo, se o representante puder aplicar, no máximo, 10% de desconto no pedido ou no item;
- Por quantidade de produtos, como, por exemplo, em casos quando o cliente solicita uma quantidade diferente da habitual das rotinas de venda.
Comissão
A comissão de vendas é calculada diretamente pelo setor financeiro, com base na nota fiscal emitida após a venda. Para tanto, ela pode ser calculada no faturamento ou então na liquidação do título, dependendo da política de cada empresa. O clicVenda também consegue espelhar os relatórios de provisão de comissão para a consulta dos representantes, desde que o relatório esteja previamente criado no ERP.
Clientes
Por último, mas não menos importante, a configuração de clientes também merece atenção. Com o clicVenda seu negócio consegue cadastrar novos clientes diretamente na plataforma, enviando as informações diretamente para o ERP. Isso porque nossa plataforma consulta online os dados diretamente na Receita Federal, o que traz mais velocidade para o processo.
Porém, os novos cadastros podem, ou não entrar, no ERP apto a receber pedidos, recebendo o status ativo ou inativo, seguindo as orientações do sistema de semáforo para a apresentação na plataforma.
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Quando o cadastro do cliente entra no ERP, ele entra como um futuro cliente, o que demanda uma análise e aprovação dentro do ERP, para que ele possa se tornar apto a receber pedidos. Em todos os casos, se existir motivo de não venda no ERP, é possível realizar a venda, porém, sem a integração direta entre o Força de Vendas e o ERP.
Outro ponto importante é que, dentro do cadastro do cliente no ERP, estabelece-se o limite de crédito. Para que seja mostrado o limite disponível, nossa plataforma apresenta o campo do limite de crédito menos os títulos em aberto do cliente.
Em resumo…
Na busca pela eficiência, a integração entre um sistema de Força de Vendas com um bom ERP não é apenas uma inovação tecnológica. Mas, sim, uma estratégia empresarial essencial. Ao espelhar as regras do ERP, o Força de Vendas garante mais agilidade, praticidade, resultados e ajuda a tornar a tomada de decisão mais informada.
E, ao apostar na tecnologia, o seu negócio só ganha. As configurações e funcionalidades apresentadas aqui permitem que representantes, vendedores e gestores construam um processo de vendas mais eficaz. O que vai desde o cadastro de usuários até a aprovação de pedidos, assegurando que todas as operações estejam em conformidade com as políticas internas.
Ou seja, um sistema de Força de Vendas bem integrado ajuda maximizar o desempenho e o sucesso no ambiente de negócios competitivo e dinâmico de hoje. Fale com nossos especialistas e saiba como podemos ajudar a sua empresa!
